こんにちは。
社会保険労務士の福井です。
年末調整の電子化も始まったので、給与明細書も電子化しよう！と思いたち、まずは福井事務所、そしてIT系の顧問先さんに打診してみました。事務所は紙の給与明細書でしたが、顧問先さんはもともとPDFデータで明細書と一覧表送っていたので社長の工数削減のお手伝いになるかなと。
給与明細書の電子化は、労働法と所得税法の観点から必要要件を満たしている必要があります。大雑把には①本人から電子化するデータ方法と電子化自体の同意の確認を書面で残す（書面でなくても大丈夫そうですが何も考えなくてよいのが書面）②同意が取れない場合や紙での明細書を希望した場合は紙で渡すこと③給与明細書が公開されたことをメールなどで通知する④監督官から調査で指導があった場合は直ちに提出できる状態になっていること等が必要です(要件をまとめようとしましたが記載しようとすると多岐に渡るため諦めました(汗)。
社内は口頭でウェブ明細書いかが？と確認し了解を得てから同意書を提出してもらい1月10日のお給料から適用開始。顧問先様もちょうど従業員から明細書を配信する他の方法ないか問い合わせがあったところで、渡りに船ということで２月の給与から導入がきまりました。現在同意書の提出を依頼中です。
さて、明細書の電子化には
- PDFをメールに添付や、サーバー上に保管したものを見る
- アプリケーションのシステムでID＆PWで見る
がありますが、１.では工数の削減および個人情報セキュリティがちと弱いので、２.の直接システムへ従業員本人がアクセスする形へもっていくのが現在の電子化。今年の年末調整では扶養控除等異動申告書の入力まで複数社で電子化を進めるのが目標です。
そして、実際に電子化を進めるにあたっては給与ソフトが対応しているが非常に重要となります。福井事務所の給与ソフトは日本シャルフを使用しています。そのシステムに給与明細書をアップロードすると給与支給日にメール一斉送信して通知する機能があるため、その機能を使用できます。始める前に従業員基本情報登録にメールアドレス追記やウェブ明細のフォームの決定などありますが、給与計算の初期設定に比べれば僅かです。エクセルや税務ソフト、給与ソフトを利用している会社は、今後変更のタイミングがあれば、ソフト検討の際に明細の電子化がどのような仕組みで実行できるかを加味すると良いと思います。ちなみに日本シャルフはカスタマーサポートが良いです。電話がすぐつながるうえ、適切な提案をしてもらえるので助かっています。
これからはペーパーレスが当たり前の時代に突入します。労働者に選ばれる会社であるため、また、生産性向上のため、給与明細書の電子化なども視野に入れてみてはいかがでしょうか。
https://www.fukuisr-office.jp/
