業務改善のヒント③ 納期限は必ず日付を決める

こんにちは。

社会保険労務士の福井です。

 

今回のテーマは期限です。

「期限決めてますか?」

 

昔、「セコムしてますか?」ってありましたが…   そろそろ当たり前と思ってた事が少数派になる年頃なのでやめておこう。

 

これ、意外と中小企業だと明確でない気がします。まるっとアバウトな全体像で業務を遂行してて小さな単位のタスクを意識していないような・・・

 

「○月○日までこのデータお願いします〜」と決めておいても、当日「忘れてた…」となったりします。自分なりの納期限に資料が間に合わないと結局残業に頼ることになり生産性の下がる一因となります。

 

また、打合せ日時と結論に関しても同様。打合せ開始時間に三々五々集まり、忘れてた担当者に声掛けして・・・など、パッと初めて、パッと終わる感覚がありません。終了時間と必要なインプット・アウトプットを決めていないため、2時間くらい会議を開いたのに結局結論がよく分からなかったり。

 

今書いてて思い出した。

そう、

①インプット

②アウトプット

③納期限

この三つを明確にして業務を進捗していかないと業務時間短縮に繋がらない(今回はの期限の話なのでインプット・アウトプットは余談で)。

 

ではどうするか?

 

納期限(日付)は紙でも進捗管理ソフトでも必ず記入する。そして、納期限を相手任せにせず必ず一度は確認をして意思疎通をする。長きに渡る資料の場合はその途中の日付も記入しておく。そして相手と共有する。

 

これに尽きます。日付を記入・入力していると見た瞬間にその納期限が実現するかどうか脳が勝手に判断します。ここが大事で、実現しないように感じると、不安なのでアクションが起こるようになります。「不安」という要素は凄いパワーがあり、「やらないでいよう」とする気持ちを吹き飛ばす効果があります。結果、自分の思い通りの物事が進行するようになります。

 

相手と共有するのがベストですが、取り急ぎ自分だけ日付を決めるだけでもOK! その日付を見た自分がアクションを起こすと相手に伝わります。工程管理表など他人の予定も記入するようなものは当然自分も相手も日付を入れます。

 

書いておくのが非常に大事!

 

しかも不思議なことにそのように管理して何年も繰り返していくと、「昔はあの会社資料全然くれなかったのになぁ」という会社でも、いつの間にか予定通り資料をくれるようになっていた・・・ なんてことが実現していきます。

 

予定のデザインは人生のデザインと一緒。小さな単位で練習して、より大きな人生目標を実現しよう。

 

東京都羽村市社会保険労務士やってます♪

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